Сами по себе переговоры – ответственное мероприятие. Естественно, что к помещению, предназначенному для проведения переговоров и конференций, должны предъявляться особые требования. Переговорная комната, в первую очередь, важна тем, что в ней осуществляются всевозможные встречи с клиентами, поставщиками, кредиторами и прочими партнерами. Поэтому важно не просто совершить обмен мнениями, выяснить позиции сторон, но и произвести нужное впечатление на партнеров. А это зависит не только от Вашего умения вести переговоры, но и от обстановки, в которой эти переговоры протекают.

Если есть такая возможность, то к оформлению интерьера и обстановки переговорной комнаты нужно привлечь психолога, дизайнера по интерьерам и менеджера по продажам офисной мебели, в противном случае Вы рискуете получить некомфортный и неэргономичный интерьер, выполненный по шаблону.

Типовой ошибкой непрофессиональных дизайнеров по интерьеру является оформление переговорной комнаты в «индустриальном стиле»: белые или серые стены и потолки, как основные материалы - стекло и сталь. Такой интерьер вызывает у участников встречи апатию и дискомфорт, а иногда и повышенную агрессию, с этим согласится любой психолог.

По большому счету, при оформлении переговорной комнаты нужно знать одно простое правило: нет ничего лучше натурального дерева и натуральных материалов спокойных тонов. Совсем не нужно пытаться поразить своих партнеров оригинальностью и неординарностью (например, оформив переговорную комнату в стиле столярного цеха или подводной лодки, - а ведь есть и такие примеры!), нужно лишь создать комфортную обстановку для проведения переговоров.

Основными элементами переговорной, прежде всего, являются стол для переговоров, стулья или кресла, реже – демонстрационные шкафы, стеллажи, витрины. Также желательно предусмотреть отдельный стол для секретаря или переводчика. Стол для переговоров может иметь любую форму: овала, круга или прямоугольника. По мнению психологов, переговорные столы овальной формы или с закругленными углами в большей степени, чем другие, располагают к открытому общению. В VIP-переговорных рекомендуется устанавливать столы круглой формы, так как положение собеседников вокруг такого стола подчеркивает их равенство.

Несколько слов о расстановке мебели: расстояние от края стола до стены должно быть не менее одного метра, для того, чтобы не препятствовать свободному перемещению участников переговоров. Расстояние между сидящими должно быть около 50 сантиметров, это позволит обеспечить им оптимальный комфорт. Вдоль стен переговорной комнаты могут быть установлены дополнительные стулья для слушателей.
В переговорной комнате также желательно предусмотреть место для демонстрационной аппаратуры – экрана, плазменной панели или доски для записей.